Çayyolu evrak depolama hizmeti, hem Ankara içerisinde hem de Çayyolu ve çevresinde çok fazla tercih edilen hizmetlerden yalnızca bir tanesidir. Etrafımıza baktığımızda yüzlerce hatta binlerce iş yerinin olduğunu görürüz. Bu iş yerlerinin evrak yükü her iş yerine sıkıntıya sokacak seviyelere ulaşmaktadır. Bu nedenle çöpe atılmaması gereken evrakların depolamak için pek çok iş yeri evrak depolama hizmetlerinden faydalanmaktadır. Evrak depolama hizmeti denildiğinde akla pek çok evrağın depolanması gelmektedir. Evrak depolarında depolanabilecek evraklardan birkaç tanesi aşağıda verilmiştir:
Vekaletnameler
Vergi evrakları
Sözleşmeler
Faturalar
Maaş bordroları vs.
Bu tarz evrakların pek çoğu atılmaması gereken ve hatta atılması suç sayılabilecek evraklardan olduğu için uzun yıllar boyunca hizmet veren iş yerlerinin bu evrakları sürekli saklaması mümkün olmamaktadır. Bunun için iş yerleri evrak depolama yerlerini tutarak bu evraklarını bu alanlarda depolamaktadır.

Evrak Depolama Hizmeti 

Çayyolu Eşya Depolama sitesi olarak, evrak depolama hizmetinin de eşya depolama hizmeti kadar fazla tercih edildiğini söyleyebiliriz. Evrak depolama ihtiyacı olan iş yerleri bu hizmeti alırken çok ayrıntılı bir analiz yaparak bu hizmeti almalıdır. Çünkü bu hizmeti veren pek çok sayıda firma bulunmaktadır ve her firmanın aynı kalitede iş yapması mümkün değildir. Bu sebeple en iyi evrak depolama hizmetini verecek olan firmayı bulmak için müşteriler her bir firma ile yüz yüze ya da telefon aracılığı ile görüşerek firmalara akıllarında kalan soruları sormaları gerekmektedir. Firmalar da müşterilere kendilerine çekebilmek için her tür soruya şeffaflıkla yanıt vererek müşterilere sunacakları hizmetlerden bahsetmeleri gerekir. Bu sayede müşteriler, hangi firmayı tercih edeceği konusunda daha rahat karar verebilirler.
Müşterilerin evrak depolama hizmetinden yararlanmak için araştırma yaparken internet üzerinden yapılan yorumlara da dikkat verdiği görülmüştür. İnternet üzerinden firmalar ile ilgili yapılan olumlu ve olumsuz yorumlar müşterilerin evrak depolama hizmetini alacağı firmanın belirlenmesinde büyük bir rol oynamaktadır. Bu sebeple evrak depolara en iyi hizmet vermeyi amaçlayarak internet üzerinden de olumlu yorumlar almaları gerekmektedir.

Evrak Depolama ve Arşiv Hizmetinde Güvenlik

Çayyolu evrak depolama hizmeti alacak olan müşteriler tercih ettikleri firmanın güvenlik önlemleri hakkında da bilgi sahibi olmalıdır. Evrak depolama hizmeti pek çok iş yerinin evraklarını nem, küf, mantar, sel, deprem ve yangın gibi durumlardan koruyan oldukça önemli bir hizmettir. Bu nedenle hem evrakları için yere olmayan hem de bu tarz olumsuz durumlardan evraklarını korumak isteyen kişiler evrak depolama hizmetlerini gönül rahatlığı ile alabilirler. 

Evrak depolama hizmetinde her türlü hırsızlık, yangın, deprem ve sel için gerekli önlemlerin alınması şarttır. Özellikle hırsızlık vb. durumlar için firmalar güvenlik görevlileri ile iş birliği içinde olmalıdır. Buna ek olarak, yangın önlemleri olarak ise yangın alarmları ve yangın söndürme sistemlerinin her evrak deposuna entegre edilmesi gerekmektedir. Deprem ve sele karşı dayanıklı, su geçirmeyen yapıdaki depolarda saklanan evraklar, uzun süreler boyunca sorunsuz bir şekilde bu alanlarda tutulabilir.

Sigortalı Evrak Depolama Hizmeti

Evrak depolama ve eşya depolama hizmetleri, mutlaka sigortalı bir şekilde bu hizmeti verecek olan firmalar tarafından alınması gereken önemli hizmetlerdendir. Firmaların sigortalı bir şekilde bu hizmeti sunması demek müşterilerine değer verip müşterilerini mağdur etmemek için her türlü önlemi alacakları anlamına gelmektedir. Bu sebeple firma tercihi yapılırken mutlaka sigortalı bir şekilde hizmet veren evrak depolama firmaları ile işbirliği yapılması önerilmektedir.
Her alanda olduğu gibi evrak depolama alanında da sigortasız bir şekilde hizmet veren firmaların sayısı fazladır. Bu firmalar müşterilerini mağdur etmeye oldukça açık oldukları için müşterilerin bu firmalar ile herhangi bir alışveriş yapmamaları önemle tavsiye edilir.

Evrakların Depolanma Şekilleri

Evrak depolama hizmetinden evrakların nasıl depolanacağı hakkında firmalar müşterilerini bilgilendirmelidir. Müşteriler dilerlerse evraklarımı düzenli bir şekilde evrak depolama alanlarına gönderebilir, dilerlerse de firmanın evraklarını belirli bir kategori yöntemi ile arşivlemesini isteyebilir. Elbette evrak depolama firmasının bu arşivlemeye yapması daha fazla ücret gerektiren bir hizmettir. Evrak depolama alanlarında evraklar genel olarak A’dan Z’ye, konu bazına göre, tarihe göre ya da evrak çeşidine göre kategorilendirilebilir. Bu kategori çeşitlerinden müşterinin isteğine göre evraklar kategorilendirilir ve bu şekilde saklanır.

Evrakların Evrak Depolarına Taşınma Süreci

Çayyolu evrak depolama hizmeti alacak olan kişiler bir gün evrak depolama hizmetinin güvenilirliği kadar evrakları evrak depolama alanına götürecek olan nakliyat firmasını güvenilirliğine de önem vermelidir. Bu nedenle adından sık sık söz ettiren ve uzun yıllar boyunca tecrübe kazanmış olan nakliyat firmaları ile işbirliği yapılması oldukça önemlidir. Müşteriler, Ankara ili içerisinde Çayyolu semtinde de hizmet veren EuropaTrans gibi profesyonel ve sigortalı taşımacılık yapan firmalar ile işbirliği yaparsa çok daha rahat ve konforlu bir evrak depolama ve taşıma süreci geçirebilirler. Bu nedenle gerek evrak depolama gerekse nakliyat firmasını belirlenmesinde ince ve ayrıntılı analiz yapılması gerekmektedir.